個人情報保護方針
株式会社九州しんきん情報サービス（以下、「当社」という。）は、信用金庫の情報サービス会社として、個人情報及び個人番号（以下「個人情報等」という。）の適切な保護と利用を図るために「個人情報の保護に関する法律」及び「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」その他、個人情報保護に関する関係諸法令等を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントについて継続的な改善に努めます。
また、個人情報保護の社会的重要性を強く意識し、個人情報等の機密性・正確性の確保に万全を尽くすことを宣言いたします。
2016年10月1日（制定）
2023年4月1日（改定）
株式会社 九州しんきん情報サービス
代表取締役副社長 山下 伸二
１．個人情報等の取得、利用、提供について
（１）当社は、業務上必要な範囲内で、あらかじめ利用目的を明確にして個人情報等を取得し、その目的の範囲内で適切に取扱います。
（２）当社は、個人情報等の取扱いを受託及び委託する場合には、秘密を保持するために、適切な措置を講じます。
（３）当社は、本人の同意の有無に関わらず、法令等により開示を求められた場合等を除いて、個人情報等を第三者に提供することはありません。
（４）当社は、機微（センシティブ）情報については、法令に基づく場合等一定の例外を除き、取得利用、第三者提供を行いません。
２．利用目的の公表等について
個人情報等を取得した場合には、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き速やかに、その利用目的を適切な方法により通知し、または公表します。
３．個人情報等の開示、訂正、利用停止等について
（１）当社は、本人から当社が保有している個人情報等について開示等の請求があった場合には、業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合を除き、請求者が本人であること等を確認したうえで遅滞なく開 示に応じます。
（２）当社は、本人から当社が保有する個人情報等の内容が事実でないという理由によって当該個人情報等の訂正、追加、削除または利用停止等の要望があった場合には、必要な調査を行ったうえで個人情報等の訂正等を行います。
なお、調査の結果、訂正等を行わない場合には、その理由を説明いたします。
４．個人情報等の安全管理について
（１）当社は、個人情報等の漏洩、紛失、または毀損の防止等、個人情報等の安全管理のため、必要かつ適切な措置を講じ、又は適宜是正します。
（２）当社は、個人情報等の安全管理の徹底を図るため、役員及び社員(嘱託及び派遣社員等を含む)に対して適切な指導、教育を実施し、適正な取扱いを徹底します。
５．個人情報保護の取扱いに関する質問、苦情、異議の申し立てについて当社は、個人情報の取扱いに係る苦情処理に適切に取り組みます。
なお、当社の個人情報等の取扱いに関する苦情、異議の申し立てにつきましては、当社個人情報相談窓口（リスク管理プロジェクト）若しくは認定個人情報保護団体にご連絡下さい。
６．漏洩事案等への対応について
万一、個人情報等の漏洩等があった場合には、株主信用金庫への報告、漏洩等の事実関係及び再発防止策の公表、漏洩等の対象となった本人への事実関係の通知等の措置を講じます。
※個人情報保護方針の内容等についてのお問い合わせや、ご相談に関しては、以下にご連絡下さい。
（１）当社個人情報相談窓口
株式会社 九州しんきん情報サービス
住所 〒812-0011 福岡市博多区博多駅前1-17-21 NTTデータ博多駅前ビル4階
電話：092-475-9754
FAX：092-411-2985
受付時間 平日午前９時～午後５時（土曜、日曜、祝祭日は除く）
担当部署 リスク管理プロジェクト
（２）当社が所属する認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律第３７条の１に基づき認定を受けた認定個人情報保護団体である日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。
当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、同協会へお申し出いただくことも可能です。
認定個人情報保護団体の名称
一般社団法人 日本情報経済社会推進協会
苦情の解決のお申出先
個人情報保護苦情相談室
連絡先
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話：03-5860-7565 又は 0120-700-779
個人情報の利用目的の公表、
及び開示等に応じる手続き
株式会社 九州しんきん情報サービスは、「個人情報保護方針」に基づき、取得した個人情報を次の通り取扱います。
１．弊社が取扱う個人情報及び利用目的
弊社が取得する個人情報は、次のいずれかに該当する業務の目的で取得し、利用目的の範囲内で適正に取扱います。
（１）受託業務で取扱う個人情報の利用目的
- ア．保険代理店業務における受付、契約手続き、連絡、報告
- イ．情報システム開発・運用・保守業務における顧客情報管理
- ウ．各種発行における顧客情報管理
- エ．自動機監視サービス業務における顧客情報管理
（２）弊社が取得する個人情報の利用目的（保有個人データの利用目的）
- ア．取引に関する連絡、報告、決済
- イ．業務上の連絡、勤怠、人事評価、福利厚生、給与支払、広報、健康管理、税・社会保障災害対策における事務手続き
- ウ．入退室の管理
- エ．採用選考の可否、面接日等の連絡
２．保有個人データ
（１）取引先企業の担当者の個人情報
（２）弊社従業者の個人情報
（３）採用応募者の個人情報
３．個人情報の安全管理措置
当社は、保有個人データを含む個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人情報を取り扱う従業者や委託先（再委託先等を含みます。）に対し、必要かつ適切な監督を行います。個人情報の安全管理措置に関しては、別途整備する個人情報保護の関連規程等において以下の通り具体的に定めています。
【基本指針の策定】
- 個人情報の適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、公表しています。
【個人情報の取扱いに係る規律の整備】
- 個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、管理者・担当者及びその任務等について定めた個人情報保護に関する規程を策定しています。
【組織的安全管理措置】
- 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、外部の者による監査を実施しています。
【人的安全管理措置】
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- 個人情報の秘密保持に関する事項が含まれる誓約書を従業者と取り交わしています。
【物理的安全管理措置】
- 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
- 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
【技術的安全管理措置】
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
４．保有個人データの開示・訂正・削除等について
弊社が保有している個人情報（保有個人データ）の利用目的の通知、個人情報の開示（第三者提供記録の開示も含む。）、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以上を”開示等”という）に誠実に対応いたします。手続きは下記の相談窓口までご連絡ください。ご請求内容を確認のうえ、書面で対応いたします。
また、保有個人データ又は第三者提供記録の開示を希望される場合は、紙又は電子データでの開示が可能となります。「個人情報開示等申請書」に開示方法の選択欄がございますので、紙又は電子データ（電子データの場合は電子メールで通知します。）での開示をご指定下さい。指定がない場合は、紙での開示となりますので、ご了承ください。
なお、受託された業務に関わるご本人又は代理人より直接弊社にご請求があった場合は、受託元のご担当者にご連絡の上、対処いたします。
５．開示等の手続きの方法
（１）保有個人データの開示等（第三者提供記録の開示も含む。）をご要望される方は、相談窓口までお越しください。手続きに必要な「個人情報開示等申請書」をお渡しします。
（２）ご訪問の際は、免許証など本人確認書類を持参ください。弊社所有の個人情報をもとに、本人確認をさせて頂きます。
（３）代理人からのお問い合わせの場合、代理人であることの確認のため、委任状や印鑑証明を持参ください。
（４）「個人情報開示等申請書」に必要事項を記入頂き、本人確認書類、又は代理人確認書類と併せてご提出ください。
（５）当該保有個人データの利用目的通知又は開示（第三者提供記録の開示を含む。）をご希望の場合でも、特に事務手数料等は発生いたしません。
（６）「個人情報開示等申請書」の受理後、弊社で確認した後、ご回答させていただきます。
（７）「個人情報開示等申請書」により頂いた個人情報は、お問合わせをいただいたお客様との連絡に使用いたします。それ以外の使用はいたしません。
６．個人情報に関するお問合せ・苦情等について
個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情、相談等につきましては、下記までお申出ください。内容確認の上、対応させていただきます。
（１）電話又は郵送をご利用の場合
株式会社 九州しんきん情報サービス 相談窓口担当 業務統括部長 手島 純
連絡先：〒812-0011 福岡県福岡市博多区博多駅前１丁目１７番地２１号
Tel：092-475-9754（代表 平日9:00～17:00）
（２）当社が所属する認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律第３７条の１に基づき認定を受けた認定個人情報保護団体である日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、同協会へお申し出いただくことも可能です。
認定個人情報保護団体の名称
一般社団法人 日本情報経済社会推進協会
苦情の解決のお申出先
個人情報保護苦情相談室
ご連絡先 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話 03-5860-7565 又は 0120-700-779
７．代表者及び個人情報保護管理責任者
弊社の個人情報保護管理責任者を次に示します。
代表者：代表取締役副社長 山下 伸二
連絡先：〒812-0011 福岡県福岡市博多区博多駅前１丁目１７番地２１号
個人情報保護管理責任者：取締役 手島 純
連絡先：〒812-0011 福岡県福岡市博多区博多駅前１丁目１７番地２１号
制定日：2016年10月1日
改訂日：2023年4月1日